Organizing op maat

Digitaliseren & versnellen van factuurverwerking

Bedrijf X ontvangt nog veel facturen van leveranciers per post. Omdat er nog geen vast proces is voor de afhandeling van poststukken, blijven deze rondslingeren op kantoor. Het is nu al meerdere keren voorgekomen dat een factuur hierdoor niet betaald wordt. Na een intake en vervolgcontact komen we tot een concreet plan, die we samen met de directeur en administratief assistente oppakken.

We plaatsen een postvak op kantoor, waar iedereen de stukken in kan leggen. Met de administratief assistente spreken we af dat zij elke week de nieuwe poststukken scant. Met een handige app op haar telefoon kan ze dit gemakkelijk doen, zonder de noodzaak van een printer/ scanner. De app slaat de documenten op in een door TTL aangemaakte en toegewezen cloudmap, waar de directeur ook in kan. Met hem spreken we af dat hij wekelijks de stukken doorloopt en de betalingen doet.

Na een tijdje kom ik terug. Het nieuwe proces werkt gemakkelijk en snel. Al gauw merken ze dat betalingen beter doorlopen, de administratie minder tijd kost en de post niet meer overal op kantoor blijft slingeren. Doordat de stukken nu gescand worden, kan de directeur ook de betalingen op afstand doen en hoeft hij er niet voor naar kantoor. Dit scheelt hem veel tijd en zorgt ervoor dat betalingen sneller gedaan worden. Een mooi resultaat!

Verbeteren van het oppakken van klantvragen

Bedrijf Y is in de afgelopen jaren wegens succes hard gegroeid. Het aantal klantvragen dat zij binnenkrijgen is daarmee ook opgelopen en wordt steeds moeilijker bij te houden. Steeds vaker mopperen klanten dat het lang duurt voordat zij reactie krijgen of een issue wordt opgelost. Het bedrijf is zoekende naar een proces om de klantvragen beter op te pakken, en neemt contact op met TTL.

Samen kijken we naar de mogelijkheden binnen de bestaande werkomgeving in Microsoft365. We gaan aan de slag met het inrichten van een supportaccount, waaraan klanten hun vragen kunnen stellen. We koppelen een e-mail en telefoonnummer aan het account, zodat klanten zowel per mail, telefonisch als via Whatsapp hun vraag kunnen stellen. Voor een gevoel van actie stellen we een auto-reply in op binnenkomende mails en Whatsappberichten. Samen met de directeur en een aantal medewerkers stellen we een support taskforce op. Zij krijgen allen toegang tot het account en kunnen van daaruit de klantvragen oppakken. Tijdens een werksessie maken we met elkaar afspraken over het wie, wanneer en hoe van het oppakken van de klantvragen, en hoe de voortgang binnen de groep kan worden bijgehouden.

Enkele weken na de inrichting en werksessie kom ik terug bij het bedrijf. Het oppakken van klantvragen gaat al steeds beter, maar hier en daar moet nog iets “gefinetuned” worden. Tijdens een vervolgsessie steken we opnieuw de koppen bij elkaar en passen we een paar zaken aan, zodat het proces nog beter kan gaan lopen.